Zamawiający nie określając w Umowie z Wykonawcą maksymalnej wysokości kar umownych – narusza przepisy prawa

Wprowadzenie

W kontekście zamówień publicznych, jednym z kluczowych elementów umowy pomiędzy zamawiającym a wykonawcą jest określenie zasad dotyczących odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy. Kary umowne stanowią mechanizm zabezpieczający interesy zamawiającego i motywujący wykonawcę do przestrzegania postanowień umowy. Ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2024.1320, dalej „Ustawa”) nakładają na zamawiającego obowiązek określenia maksymalnej wysokości kar umownych. Naruszenie tego obowiązku przez Zamawiającego może prowadzić do negatywnych konsekwencji prawnych.

Obowiązki Zamawiającego w Zakresie Kar Umownych

1. Wymogi Ustawy Prawo Zamówień Publicznych

         Umowa o zamówienie publiczne powinna zawierać postanowienia dotyczące kar umownych, które mają na celu zapewnienie wykonania umowy zgodnie z jej warunkami. Ustawa nie określa jednak szczegółowo, jakie kary umowne należy przewidzieć, jednak wymaga, aby kary umowne były przewidziane wyłącznie za zachowanie wykonawcy związane bezpośrednio lub pośrednio z przedmiotem umowy lub jej prawidłowym wykonaniem (art. 433 Ustawy). Wysokość kar umownych musi być określona w sposób umożliwiający skuteczne egzekwowanie umowy i zabezpieczenie interesów zamawiającego.

2. Katalog Możliwości i Ograniczeń

         Ustawa nie precyzuje maksymalnej wysokości kar umownych, ale nakłada obowiązek jej określenia (art. 436 Ustawy). W praktyce oznacza to, że umowa musi określać łączną maksymalną wysokość kar umownych, których mogą dochodzić strony. Ponadto klauzule regulujące wysokość poszczególnych kar umownych muszą być określone w sposób jasny i jednoznaczny. Należy pamiętać, że łączny limit kar umownych, jak i poszczególne kary umowne, muszą być adekwatne do rodzaju i wartości umowy oraz nie mogą naruszać ogólnych zasad prawa cywilnego, w tym zasad współżycia społecznego oraz proporcjonalności.

3. Wymogi Prawa Cywilnego

         Zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego (Dz.U.2024.1061) strony umowy mogą umówić się na kary umowne za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy. Kary umowne muszą być określone w umowie w sposób konkretny, jednoznaczny i zrozumiały oraz wyłącznie za działania lub zaniechania strony sprzeczne z umową. Naruszenie tych zasad może prowadzić do prawnej nieskuteczności klauzuli o karze umownej i w konsekwencji do braku możliwości jej naliczenia i wyegzekwowania.

Konsekwencje Naruszenia Obowiązku

1. Problemy z Egzekwowaniem Umowy

       Jeśli umowa z wykonawcą nie określa maksymalnej wysokości kar umownych, może to prowadzić do trudności w egzekwowaniu roszczeń oraz nadmiernego wzrostu kosztów dochodzenia roszczeń przez zamawiającego. Sąd może uznać takie postanowienie umowy za nieważne lub obniżyć wysokość naliczonych kar umownych, co może osłabić pozycję zamawiającego.

2. Możliwość Dochodzenia Roszczenia

      Brak określenia maksymalnej wysokości kar umownych może również prowadzić do sporów między stronami umowy. Wykonawca może kwestionować zasadność naliczania kar lub ich wysokość, co może skutkować koniecznością postępowania sądowego lub mediacyjnego.

3. Możliwość Odwołania w Postępowaniu

      W przypadku naruszenia przepisów Ustawy, wykonawcy mogą złożyć odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO), co może prowadzić do wydłużenia lub unieważnienia postępowania lub konieczności jego powtórzenia.

Zalecenia dla Zamawiającego

1. Dokładne Określenie Kar Umownych

      Zamawiajacy powinien dokładnie określić w umowie maksymalną wysokość kar umownych, uwzględniając charakter i wartość zamówienia. Postanowienia te powinny być zgodne z zasadą proporcjonalności i adekwatności, aby zabezpieczyć interesy Zamawiającego i jednocześnie nie naruszać zasad prawa cywilnego.

2. Konsultacje z Prawnikami

      W celu uniknięcia problemów związanych z karami umownymi, zaleca się konsultację z prawnikiem specjalizującym się w zamówieniach publicznych. Ekspert pomoże w prawidłowym skonstruowaniu umowy i zapewnieniu jej zgodności z obowiązującymi przepisami.

3. Monitorowanie Przestrzegania Umowy

      Zamawiający powinien monitorować wykonanie umowy i w razie potrzeby egzekwować należne kary umowne zgodnie z jej postanowieniami. Ważne jest, aby wszelkie ustalenia dotyczące kar umownych były jasno komunikowane wykonawcy i dokumentowane.

Podsumowanie

Określenie maksymalnej wysokości kar umownych w umowach z wykonawcami jest obowiązkowe i ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego przebiegu realizacji zamówienia publicznego. Zamawiający, powinien zadbać o precyzyjne określenie wysokości kar umownych, aby zabezpieczyć swoje interesy i uniknąć problemów z egzekwowaniem umowy. Brak takich postanowień może prowadzić do naruszenia prawa i komplikacji w procesie realizacji umowy.

Opracował r.rp. Michał Szeląg