Rejestr umów dla jednostek sektora finansów publicznych

Zgodnie z treścią ustawy z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy - Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2054), od 1 lipca 2022 roku jednostki sektora finansów publicznych określone w art. 9 ustawy o finansach publicznych (prosimy zwrócić szczególną uwagę na wyłączenia, m.in. spółek prawa handlowego, zawarte w art. 9 pkt. 14 ustawy o finansach publicznych), są zobowiązane do:

• prowadzenia rejestracji w Rejestrze Umów każdej zawartej od dnia 1 stycznia 2022 r. przez siebie umowy, której wartość przekracza 500,00 zł (za wyjątkiem umów zawartych w wyniku rozstrzygnięcia zamówień oraz konkursów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych);
• aktualizacji informacji o wprowadzonych do Rejestru Umów umowach tj. o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu.

Za wprowadzanie danych do Rejestru Umów, będą odpowiedzialni:

Kierownicy jednostek sektora finansów publicznych.
Informację zamieszczają bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy.

Informacje o zawartych umowach jakie należy wprowadzać do Rejestru Umów:

1. numer umowy - o ile taki nadano;
2. datę i miejsce zawarcia umowy;
3. okres obowiązywania umowy;
4. oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron;
5. określenie przedmiotu umowy;
6. wartość przedmiotu umowy;
7. informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.

Kary za niedopełnienie obowiązku:

Kto nie wykonuje lub nie dopuszcza do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów albo podaje nieprawdziwe dane.

• podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

W rejestrze umów zamieszcza się informacje o umowach zawartych od dnia wejścia w życie ustawy, ponieważ ustawa wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2022 r. oznacza to, że wszystkie zawarte od tej daty umowy, wraz z w/w informacjami będą podlegały rejestracji.

W związku z powyższym zalecamy żeby najszybciej jak to możliwe zacząć prowadzić wewnętrzny rejestr umów (np. w excelu), który będzie obejmował wszystkie w/w informacje o umowach. Takie działanie zdecydowanie ułatwi przewidzianą na lipiec rejestrację wszystkich zawartych od początku roku umów, tym bardziej, że aktualnie czas przewidziany na wprowadzenie od 1 lipca 2022 r. przedmiotowych umów do Rejestru Umów to jedynie 14 dni.