Podział zamówienia publicznego na części – zasady, ograniczenia i konsekwencje

Wprowadzenie

Podział zamówienia publicznego na części stanowi jedno z kluczowych zagadnień w praktyce stosowania Prawa zamówień publicznych. Prawidłowe zastosowanie tego instrumentu może przynieść zamawiającemu istotne korzyści, jednak jego niewłaściwe wykorzystanie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Niniejszym omówimy podstawowe zasady dopuszczalnego podziału zamówienia oraz sytuacje, w których taki podział jest zabroniony.

Kiedy można podzielić zamówienie na części

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, zamawiający może dokonać podziału zamówienia na części, gdy jest to obiektywnie uzasadnione. Ustawodawca w art. 24 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej: p.z.p.) przewiduje możliwość udzielenia zamówienia w częściach lub jednego zamówienia, jeżeli zamówienie jest podzielne na części oraz obejmuje równocześnie:

• części, do których mają zastosowanie przepisy ustawy dotyczące udzielania zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, zamówień sektorowych lub zamówień klasycznych, lub
• części, do których mają zastosowanie przepisy ustawy oraz części, do których tych przepisów nie stosuje się.

Istotne jest, że zgodnie z art. 91 ust. 2 p.z.p., ustawodawca wychodzi z założenia, iż udzielanie zamówienia w częściach lub dopuszczenie składania ofert częściowych jest regułą. Zamawiający zobowiązany jest wskazać w dokumentach zamówienia powody niedokonania podziału zamówienia na części. Nie oznacza to jednak, że zamawiający ma bezwzględny obowiązek podziału zamówienia.

Zakaz sztucznego podziału zamówienia

Fundamentalnym ograniczeniem w zakresie podziału zamówienia jest zakaz wprowadzony w art. 29 ust. 2 Prawa zamówień publicznych. Zgodnie z tym przepisem, zamawiający nie może dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów ustawy, chyba że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami.

Krajowa Izba Odwoławcza w uchwale z 28 stycznia 2022 r., sygn. akt KIO/KD 1/22, przyjęła stanowisko, że jeżeli w jednym czasie możliwe jest udzielenie zamówień podobnych pod względem przedmiotowym lub funkcjonalnym, które mogą być wykonane przez jednego wykonawcę, na potrzeby szacowania ich wartości należy przyjąć, że mamy do czynienia z jednym zamówieniem.

Zasady szacowania wartości przy podziale zamówienia

Kluczowe znaczenie dla oceny dopuszczalności podziału zamówienia mają przepisy dotyczące szacowania jego wartości. Zgodnie z art. 30 ust. 1 i ust. 2 Prawa zamówień publicznych:

• Jeżeli zamawiający planuje udzielić zamówienia na roboty budowlane lub usługi w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.
• W przypadku gdy zamawiający planuje nabycie podobnych dostaw, wartością zamówienia jest łączna wartość podobnych dostaw, nawet jeżeli zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.

Zamawiający powinien ustalić z należytą starannością planowaną liczbę usług, dostaw, robót budowlanych tego samego rodzaju, a następnie oszacować ich łączną wartość – bez względu na to, czy zamierza je nabyć jednorazowo w ramach jednego postępowania, czy też sukcesywnie w ramach odrębnych postępowań.

Obiektywne przyczyny uzasadniające podział

Aby dokonać podziału zamówienia (nie - postępowania) na odrębne zamówienia (nie - na części), zamawiający musi mieć obiektywne powody uzasadniające taki krok. Wszystko sprowadza się do prawidłowego rozważenia, czy przedmiot konkretnego zamówienia naprawdę nadaje się do podziału. Jeżeli tak, to należy – choć zamawiający ma prawo podjąć odmienną decyzję – przeprowadzić podział.

Konsekwencje niedozwolonego podziału

Podstawową konsekwencją niewłaściwego podziału zamówienia jest naruszenie przepisów Prawa zamówień publicznych, co może prowadzić do:

• Zastosowania nieodpowiedniej procedury - gdy rzeczywista wartość zamówienia przekracza progi unijne, a zamawiający zastosował procedurę krajową
• Pominięcia obowiązku stosowania przepisów p.z.p. - gdy łączna wartość części zamówienia przekracza progi określone w ustawie
• Możliwości zakwestionowania postępowania przez organy kontrolne lub zainteresowane podmioty

Kluczowe jest zachowanie zasady, że nigdy nie wolno dzielić zamówienia w sposób instrumentalny, aby uniknąć konieczności stosowania Prawa zamówień publicznych bądź jego określonych przepisów.

Podsumowanie

Podział zamówienia na części jest ważnym instrumentem w arsenale zamawiającego, który może przynieść korzyści w postaci większej elastyczności w zarządzaniu wydatkami budżetowymi oraz ułatwienia dostępu do rynku mniejszym wykonawcom. Jednak jego zastosowanie musi być zawsze uzasadnione obiektywnymi przyczynami i nie może służyć obejściu przepisów Prawa zamówień publicznych.

Zamawiający powinien każdorazowo dokładnie analizować, czy przedmiot zamówienia nadaje się do podziału, uwzględniając przy tym zasady szacowania wartości zamówienia oraz obowiązek uzasadnienia braku podziału w dokumentach przetargowych.

Podstawa prawna: art. 24 ust. 1, art. 29 ust. 2, art. 30 ust. 1 i ust. 2, art. 91 ust. 2 ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r., poz. 1320)