Obowiązki Zamawiającego wobec Wykonawcy Zamówienia Publicznego w oparciu o Ustawę Prawo Zamówień Publicznych

Wprowadzenie

Ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2024.1320), dalej „Ustawa”) określa zasady przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego oraz związane z nimi obowiązki zarówno zamawiających, jak i wykonawców. W kontekście relacji między zamawiającym a wykonawcą, kluczowe znaczenie mają obowiązki zamawiającego, które mają na celu zapewnienie prawidłowego przebiegu postępowania i realizacji umowy.

Obowiązki Zamawiającego przed Otwarciem Ofert

Przed otwarciem ofert zamawiający jest zobowiązany do:

1. Przygotowania Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ)

         Zamawiający musi sporządzić SWZ, która powinna zawierać wszelkie istotne informacje dotyczące przedmiotu zamówienia, warunków udziału w postępowaniu, kryteriów oceny ofert oraz wymaganych dokumentów (art. 134, art. 281 Ustawy). SWZ stanowi podstawę dla wykonawców do przygotowania ofert i ma kluczowe znaczenie dla transparentności postępowania.

2. Publikacji Ogłoszenia o Zamówieniu

         Zamawiający ma obowiązek publikacji ogłoszenia o zamówieniu w odpowiednim publikatorze (Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej prowadzonego postępowania, co jest kluczowe dla zapewnienia dostępu do informacji o zamówieniu wszystkim potencjalnym wykonawcom (art. 86, art. 88, art. 267 Ustawy). Ogłoszenie powinno być zgodne z wymaganiami Ustawy (art. 87, art. 272 Ustawy) i SWZ.

Obowiązki Zamawiającego po Otwarciu Ofert

Po otwarciu ofert, zamawiający jest zobowiązany do:

1. Badania Ofert

Zamawiający musi sprawdzić, czy oferty są zgodne z wymogami SWZ oraz Ustawy. Weryfikacja obejmuje ocenę formalną i merytoryczną ofert, w tym potwierdzenie, czy wykonawcy spełniają warunki udziału w postępowaniu i czy oferty odpowiadają wymogom technicznym i jakościowym (art. 226 Ustawy).

2. Oceny Ofert

         Zamawiający przeprowadza ocenę ofert według kryteriów określonych w SWZ, które mogą obejmować cenę, jakość, termin wykonania, itp. Proces oceny powinien być obiektywny i przejrzysty, a wyniki oceny ofert muszą być dokumentowane (art. 242 Ustawy).

3. Informowania Wykonawców

Po dokonaniu oceny ofert, zamawiający jest zobowiązany do poinformowania wszystkich wykonawców o wynikach postępowania, w tym o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz o przyczynach odrzucenia pozostałych ofert (art. 253 Ustawy). W przypadku unieważnienia postępowania, Zamawiający informuje Wykonawców o przyczynach prawnych i faktycznych tego rozstrzygnięcia (art. 260 Ustawy).

4. Dokumentowania Postępowania

Zamawiający musi sporządzić protokół z postępowania, który zawiera szczegółowy opis przebiegu postępowania, w tym wyniki badania i oceny ofert i decyzje podejmowane na poszczególnych etapach postępowania (art. 72 Ustawy). Protokół ten jest dokumentem publicznym i podlega udostępnieniu na zasadach określonych w Ustawie (art. 74 Ustawy).

Obowiązki Zamawiającego w Okresie Realizacji Umowy

Po wyborze najkorzystniejszej oferty i podpisaniu umowy, zamawiający ma obowiązki związane z nadzorem i współpracą z wykonawcą:

1. Nadzór nad Realizacją Umowy

      Zamawiający powinien monitorować postęp prac i realizację umowy, zapewniając, że wykonawca przestrzega warunków umowy oraz wymagań SWZ. Nadzór może obejmować przeprowadzanie kontroli, odbiorów częściowych lub końcowych prac oraz żądanie raportów i dokumentacji od wykonawcy.

2. Koordynacja i Współpraca

      Zamawiający i wykonawca powinni współpracować w celu efektywnej realizacji umowy. Współpraca obejmuje m.in. ustalanie harmonogramów, rozwiązywanie bieżących problemów oraz dostosowywanie się do ewentualnych zmian w zakresie zamówienia (art. 431 Ustawy).

3. Rozwiązywanie Sporów

      W przypadku sporów lub problemów, zamawiający powinien dążyć do ich polubownego rozwiązania (art. 591 Ustawy. Jeżeli nie jest to możliwe, spory mogą być rozstrzygane przez sądy powszechne lub inne organy, zgodnie z zapisami umowy oraz przepisami Ustawy.

4. Zmiana Umowy

      Zamawiający może zmienić umowę w określonych przypadkach, opisanych w umowie przy pomocy jasnych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych, lub w przypadkach określonych w Ustawie, w szczególności konieczności wprowadzenia zmiany z przyczyn których strony nie mogły przewidzieć (art. 454, art. 455 Ustawy). Zmiany te muszą być uzasadnione i zgodne z przepisami Ustawy.

Podsumowanie

Obowiązki zamawiającego wobec wykonawcy zamówienia publicznego są kluczowe dla prawidłowego przebiegu postępowania oraz realizacji umowy. Obejmują one przygotowanie i publikację ogłoszenia o zamówieniu i SWZ, badanie i ocenę ofert, informowanie wykonawców o wynikach postępowania, a także nadzór nad realizacją umowy oraz współpracę z wykonawcą. Dbałość o przestrzeganie tych obowiązków ma na celu zapewnienie uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, transparentności i efektywności zamówień publicznych.

Opracował r.pr. Michał Szeląg