Zgodnie z art. 28 ust. 1 u.p.p. Szpital co do zasady może pobierać opłatę za udostępnienie dokumentacji medycznej w sposób określony w art. 27 ust 1 pkt 2 i 5 oraz w ust. 3 u.p.p. Jednak przepis ten nie narusza uprawnień organów rentowych określonych w art. 77 ust. 5 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 266, 321, 568 i 695) i art. 121 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 53, 252 i 568). Ponadto opłaty za udostępnienie dokumentacji medycznej nie pobiera się od pacjenta albo jego przedstawiciela ustawowego po raz pierwszy w żądanym zakresie i w sposób, o którym mowa w art. 27 ust. 1 pkt 2 i 5 oraz ust. 3 oraz w związku z postępowaniem przed wojewódzką komisją do spraw orzekania o zdarzeniach medycznych.
Sytuacja Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jako organu rentowego, w zakresie prawa do uzyskiwania dokumentacji medycznej, jest dość szczególna. Wyjaśnienia wymaga natomiast, czy szczególne regulacje, do których odsyła art. 28 ust. 2 u.p.p. oznaczają jedynie zwolnienie z ponoszenia kosztów udostępnienia dokumentacji określonych w art. 28 u.p.p., czy też także kosztów jej przesłania, jeśli organ wnioskuje o doręczenie dokumentacji pocztą.
Na ten stan prawny i faktyczny nakładają się jednak przepisy, do których odsyła art. 28 u.p.p., w tym art. 121 ust. 2 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 53 ze zm.), dalej: „u.e.r.”. Stanowi on, że w sprawach świadczeń przewidzianych w ustawie osoby zainteresowane i organy rentowe są zwolnione od wszelkich opłat, z wyłączeniem opłat ponoszonych na podstawie art. 16 ust. 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 1373 ze zm.). Z kolei art. 77 ust 5 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 266 ze zm), dalej: „u.s.u.s.” stanowi, że w sprawach świadczeń z ubezpieczeń społecznych ZUS ma prawo do nieodpłatnego korzystania z dokumentacji medycznej zakładów opieki zdrowotnej.
Mimo tak szerokiego ujęcia zwolnienia z "wszelkich opłat" Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 13 sierpnia 2019 r., VII SAB/Wa 48/19 uznał, że w przepisie 121 ust. 2 u.e.r. nie ma mowy o opłatach za wydanie kserokopii dokumentacji, ale opłatach administracyjnych związanych ze składaniem wniosków czy pism. Treść art. 77 ust. 5 u.s.u.s. odwołuje się zaś wyłącznie do "korzystania" z dokumentacji medycznej. Opłata za przesłanie dokumentacji, zgodna cennikiem operatora pocztowego, nie mieści się więc w zakresie zwolnienia ZUS z opłat, wynikającego z przepisów, do których art. 28 u.p.p. odsyła.
Biorąc pod uwagę przedstawiony wyżej całokształt stanu prawnego należy więc przyjąć, iż ZUS nie jest zwolniony z poniesienia kosztu doręczenia wnioskowanej dokumentacji pocztą, a jedynie z opłat, które wymienione są w art. 28 u.p.p.
W przypadku udostępnienia dokumentacji medycznej KRUS, WKOZM czy pierwszej kopii dla pacjenta, Szpital również byłby uprawniony do naliczania opłaty za przesłanie tym podmiotom dokumentacji. Należy jednak pamiętać, iż zarówno w przypadku przesłania dokumentacji tym podmiotom jak i ZUS, koszty te nie mogą przekraczać poniesionej przez Szpital opłaty ustalonej przez operatora pocztowego.