Certyfikacja wykonawców zamówień publicznych – nowy model weryfikacji podmiotowej

Od 12 lipca 2026 r. wchodzi w życie jeden z najważniejszych instrumentów ostatnich lat – certyfikacja wykonawców zamówień publicznych. Nowe przepisy zmieniają sposób weryfikacji podmiotowej wykonawców i nakładają na zamawiających szereg nowych obowiązków.

 

PODSTAWY PRAWNE I TERMINY WEJŚCIA W ŻYCIE

Podstawą nowego systemu jest ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych, która wchodzi w życie w następujących terminach (art. 42 ustawy o certyfikacji):

1. 1 stycznia 2026 r. – art. 38 pkt 1 ustawy o certyfikacji, tj. zmiana art. 11 ust. 4 Pzp (ograniczenie zakresu wyłączeń stosowania Pzp do zamówień na wytwarzanie blankietów dokumentów publicznych – wykonanie wyroku TSUE z 7 września 2023 r. w sprawie C-601/21);
2. 12 stycznia 2026 r. – wejście w życie przepisów dotyczących organizacji procesu udzielania certyfikacji oraz instytucji certyfikujących – w szczególności art. 14, art. 19–23, art. 25 i art. 32–35 ustawy o certyfikacji, co miało na celu organizacyjne uruchomienie systemu;
3. 12 lipca 2026 r. – zasadnicza część regulacji o certyfikacji wykonawców; od tego momentu będzie można ubiegać się o certyfikację i posługiwać się uzyskanymi certyfikatami w postępowaniach wszczętych po 12 lipca 2026 r.;
4. 12 września 2029 r. – art. 5 ust. 3 pkt 2 i ust. 5 ustawy o certyfikacji, co oznacza, że po upływie kolejnych czterech lat będzie można uzyskiwać certyfikaty również w zakresie zdolności dotyczących dostaw i usług.

Obok ustawy o certyfikacji, system uzupełnia Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 22 maja 2026 r. w sprawie sposobu składania wniosku o certyfikację wykonawców zamówień publicznych i postępowania z tym wnioskiem, szczegółowego sposobu przeprowadzania procedury certyfikacji, sposobu prowadzenia stałego nadzoru nad aktualnością ważności udzielonej certyfikacji i sposobu przeprowadzania jej aktualizacji oraz sposobu ustalania wynagrodzenia podmiotu certyfikującego związanego z certyfikacją. Rozporządzenie zostało ogłoszone 1 czerwca 2026 r., a jego podstawowa data wejścia w życie to 12 lipca 2026 r.

 

Obecnie opiniowany jest także Projekt rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie poziomów zdolności wykonawcy do wykonania zamówienia na roboty budowlane (prace nad projektem, jak i samą treść projektu można śledzić na stronie Rządowego Centrum Legislacji pod linkiem:  https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12410806)

ISTOTA I CELE CERTYFIKACJI

Certyfikacja wykonawców zamówień publicznych to dobrowolny system potwierdzania sytuacji podmiotowej wykonawcy w przetargach publicznych. Certyfikat wydany przez akredytowaną jednostkę potwierdzi brak podstaw wykluczenia oraz spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Certyfikacja wykonawców będzie polegała na zmniejszeniu po stronie wykonawców liczby obowiązków związanych ze składaniem dokumentów w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Jeżeli wykonawca skorzysta z certyfikacji, zamiast wielokrotnego gromadzenia i składania licznych dokumentów na potrzeby poszczególnych postępowań (np. zaświadczenia z Urzędu Skarbowego lub ZUS, informacje z KRK), zrobi to wyłącznie raz na potrzeby certyfikacji. Następnie, przez cały okres ważności certyfikatu, będzie mógł się nim posługiwać w celu pozyskania nowych zamówień publicznych.

Cel certyfikacji z perspektywy systemu zamówień publicznych jest trójwymiarowy:

- ograniczenie ciężarów dowodowych po stronie wykonawców oraz zmniejszenie liczby dokumentów weryfikowanych przez zamawiających;

- skrócenie i uporządkowanie etapu badania podmiotowego, który w wielu postępowaniach istotnie wydłuża procedurę i zwiększa ryzyko błędów formalnych;

- profesjonalizacja i zwiększenie transparentności weryfikacji wykonawców poprzez powierzenie tej funkcji wyspecjalizowanym, niezależnym podmiotom certyfikującym.

Certyfikacja nie jest obowiązkowa – zamawiający nie będą zobowiązani do żądania złożenia stosownego certyfikatu. Posłużenie się certyfikatem będzie zawsze zależało od wykonawcy. Wykonawcy, którzy nie będą mieć certyfikatu, będą mogli wykazać brak podstaw wykluczenia z postępowania lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu w „tradycyjny“ sposób.

Ważna informacja praktyczna: Certyfikacja została przewidziana dla zamówień – o wartości zarówno powyżej, jak i poniżej progów unijnych, a także do tzw. postępowań podprogowych (art. 1 ust. 2 ustawy o certyfikacji). Wykonawcy będą zatem mogli posłużyć się certyfikatem w procedurach udzielania zamówień nieobjętych stosowaniem Pzp, w tym również w przypadku zamówień publicznych o wartości mniejszej niż 170.000 złotych oraz innych zamówień, co do których wyłączono stosowanie Pzp. Zamawiający prowadzący postępowanie regulaminowe, który zdecyduje się odwołać do certyfikatu jako dokumentu podmiotowego, powinien odpowiednio stosować zasady opisane w niniejszym opracowaniu.

RODZAJE CERTYFIKATÓW

Ustawa o certyfikacji wyróżnia dwa rodzaje certyfikatów:

1. Certyfikacja niepodlegania wykluczeniu (art. 4 ustawy o certyfikacji)

Wykonawca może ubiegać się o potwierdzenie braku istnienia podstaw wykluczenia z postępowania w zakresie: art. 108 ust. 1 pkt 1–5 Pzp albo art. 108 ust. 1 pkt 1–5 Pzp oraz wybranych przez niego podstaw wykluczenia, o których mowa w art. 108 ust. 2 lub art. 109 ust. 1 pkt 1–5 lub 7–10 Pzp. Potwierdzenie obejmuje również weryfikację, czy wykonawca pozostaje w okresie wykluczenia na podstawie art. 111 pkt 1–6 Pzp (art. 4 ust. 2 ustawy o certyfikacji).

Wyłączenie: w przypadku podstaw wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 5 oraz art. 109 ust. 1 pkt 8–10 Pzp certyfikacją nie są objęte zdarzenia zaistniałe w postępowaniu, w którym wykonawca aktualnie ubiega się o udzielenie zamówienia (art. 4 ust. 3 ustawy o certyfikacji).

Self-cleaning: W przypadku istnienia podstaw wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 5 lub art. 109 ust. 1 pkt 2–5 i 7–10 Pzp nie odmawia się udzielenia certyfikacji, o ile wykonawca udowodni podmiotowi certyfikującemu, że spełnił łącznie następujące przesłanki (art. 22 ust. 1 ustawy o certyfikacji):

a) naprawił lub zobowiązał się do naprawienia szkody wyrządzonej przestępstwem, wykroczeniem lub swoim nieprawidłowym postępowaniem, w tym poprzez zadośćuczynienie pieniężne,

b) wyczerpująco wyjaśnił fakty i okoliczności związane z przestępstwem, wykroczeniem lub swoim nieprawidłowym postępowaniem oraz spowodowanymi przez nie szkodami, aktywnie współpracując odpowiednio z właściwymi organami, w tym organami ścigania, lub zamawiającym,

c) podjął konkretne środki techniczne, organizacyjne i kadrowe, w szczególności: zerwał powiązania z osobami odpowiedzialnymi za nieprawidłowości, zreorganizował personel, wdrożył system sprawozdawczości i kontroli, utworzył struktury audytu wewnętrznego, wprowadził wewnętrzne regulacje dotyczące odpowiedzialności i odszkodowań.

Ważna informacja praktyczna: Powyższe powoduje wymierną korzyść dla zamawiającego, ponieważ certyfikacja w zakresie self-cleaningu przenosi na podmiot certyfikujący ciężar oceny skuteczności środków naprawczych. Zamawiający nie będzie musiał samodzielnie analizować skomplikowanej dokumentacji dotyczącej samooczyszczenia – wystarczy zweryfikować, że certyfikat obejmuje tę kwestię i jest ważny (o ile zostanie złożony).

2. Certyfikacja zdolności wykonawcy (art. 5 ustawy o certyfikacji)

Certyfikacja zdolności potwierdza spełnianie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w art. 112 ust. 2 Pzp, w zakresie:

- zdolności do występowania w obrocie gospodarczym (pkt 1),

- uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej (pkt 2),

- sytuacji ekonomicznej lub finansowej (pkt 3), w tym: rocznych przychodów, stosunku aktywów do zobowiązań, ubezpieczenia OC, zdolności kredytowej lub środków finansowych,

- zdolności technicznej lub zawodowej (pkt 4), w tym: wykształcenia lub kwalifikacji zawodowych, doświadczenia, potencjału technicznego, norm zarządzania jakością i systemów zarządzania środowiskowego.

Uwaga dotycząca zakresu obowiązywania:

• Certyfikacja zdolności w zakresie robót budowlanych – dostępna od 12 lipca 2026 r. (po wejściu w życie rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie poziomów zdolności dla robót budowlanych).
• Certyfikacja zdolności w zakresie dostaw i usług – przez pierwsze cztery lata obowiązywać będzie wyłącznie rozporządzenie dotyczące robót budowlanych, co oznacza, że przez ten okres nie będzie możliwe wnioskowanie o wydanie certyfikatu zdolności dla dostaw i usług. Przepisy art. 5 ust. 3 pkt 2 i ust. 5 wejdą w życie dopiero 12 września 2029 r.

DOMNIEMANIE PRAWNE WYNIKAJĄCE Z CERTYFIKATU

Centralnym skutkiem certyfikacji jest domniemanie prawne ustanowione w art. 8 ustawy o certyfikacji. Z udzielenia certyfikacji domniemywa się, że:

• wykonawca nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia, lub
• wykonawca jest zdolny do należytego wykonania zamówienia publicznego

– w zakresie potwierdzonym certyfikacją i przez okres, na który certyfikacja została udzielona.

Domniemanie to może być obalone wyłącznie w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, w którym wykonawca powołuje się na udzieloną certyfikację (art. 8 ust. 2). Obalenie następuje przez wykazanie, że:

• wykonawca wprowadził w błąd podmiot certyfikujący, co mogło mieć istotny wpływ na udzielenie certyfikacji, lub
• wykonawca przestał spełniać warunki udzielenia certyfikacji.

Ciężar dowodu obalenia domniemania spoczywa na tym, kto kwestionuje niepodleganie wykluczeniu lub zdolność wykonawcy w zakresie potwierdzonym certyfikacją (art. 8 ust. 3 ustawy o certyfikacji). W praktyce to wykonawca kwestionujący certyfikat konkurenta musi wykazać w postępowaniu odwoławczym, że domniemanie powinno zostać obalone.

Praktyczne znaczenie dla zamawiającego: treść i zakres certyfikatu są wiążące dla zamawiającego. Zamawiający nie może żądać innych podmiotowych środków dowodowych w zakresie, w jakim potwierdzenie braku podstaw wykluczenia lub potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu wynika z certyfikatu (znowelizowany art. 124 ust. 3 Pzp). Obalenie domniemania spoczywa na innym oferencie, który kwestionuje certyfikat.

PODMIOTY CERTYFIKUJĄCE

Ustawa o certyfikacji przewiduje dwie kategorie podmiotów certyfikujących (art. 14):

Certyfikacji niepodlegania wykluczeniu udzielają podmioty certyfikujące będące:

1. jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
2. państwową jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej (inną niż ww.),
3. jednoosobową spółką Skarbu Państwa

– pod warunkiem uzyskania akredytacji zgodnie z art. 34 ustawy o certyfikacji.

Certyfikacji zdolności wykonawcy udzielają podmioty certyfikujące akredytowane przez Polskie Centrum Akredytacji na podstawie normy PN-EN ISO/IEC 17029 „Ocena zgodności – Ogólne zasady i wymagania dla jednostek walidujących i weryfikujących“ (art. 34 ust. 1 ustawy o certyfikacji). Akredytacji udziela Polskie Centrum Akredytacji.

Procedura certyfikacyjna jest inicjowana wyłącznie przez wykonawcę i prowadzona poza postępowaniem o udzielenie zamówienia. Zamawiający nie jest angażowany na żadnym etapie procedury certyfikacyjnej.

WAŻNOŚĆ CERTYFIKATU – OKRES OBOWIĄZYWANIA, ZAWIESZENIE I UTRATA WAŻNOŚCI

Certyfikacja jest udzielana zgodnie z żądaniem wykonawcy na okres od 1 roku do 3 lat licząc od dnia jej udzielenia (art. 7 ust. 1 ustawy o certyfikacji).

Certyfikacja traci ważność w całości (art. 10 ust. 1):

a) po upływie okresu, na jaki została udzielona,
b) przed upływem tego okresu, w przypadku stwierdzenia przez podmiot certyfikujący, że:

-wykonawca nie spełnia warunków certyfikacji,
-istnieje podstawa wykluczenia z art. 108 ust. 1 pkt 4 Pzp,
-wykonawca wprowadził w błąd podmiot certyfikujący.

Certyfikacja zostaje zawieszona (art. 12 ust. 1), gdy podmiot certyfikujący stwierdzi, że wykonawca nie spełnia warunków certyfikacji w całości albo w części, albo gdy w zakończonym postępowaniu odwoławczym lub skargowym obalono domniemanie z art. 8 ust. 1. Zawieszenie następuje z dniem umieszczenia informacji o zawieszeniu w Bazie Danych. Zawieszenie może zostać następnie zakończone przywróceniem ważności (po aktualizacji) albo utratą ważności.

Fundamentalna zasada: wykonawca nie może powoływać się na certyfikat ani posługiwać się nim w postępowaniu o udzielenie zamówienia, jeżeli certyfikacja utraciła ważność albo została zawieszona (art. 9 ustawy o certyfikacji). Zamawiający powinien zatem każdorazowo weryfikować aktualny status certyfikatu w Bazie Danych.

BAZA DANYCH O CERTYFIKACJI WYKONAWCÓW ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Minister właściwy do spraw gospodarki prowadzi w systemie teleinformatycznym Bazę Danych o Certyfikacji Wykonawców Zamówień Publicznych (art. 26 ust. 1 ustawy o certyfikacji).

W bazie gromadzi się dane o (art. 26 ust. 2 ustawy o certyfikacji): certyfikacjach udzielonych wykonawcom i wydanych certyfikatach – ważnych, tych które utraciły ważność oraz zawieszonych; wykonawcach ubiegających się o certyfikację; podmiotach certyfikujących.

Baza zapewnia każdemu możliwość samodzielnego i nieodpłatnego pobrania ważnego certyfikatu w postaci elektronicznej (art. 26 ust. 3). Dane są jawne i ogólnodostępne, z wyjątkiem:

a) danych dotyczących prawomocnego skazania za przestępstwo lub ukarania za wykroczenie,
b) danych zastrzeżonych przez wykonawcę jako tajemnica przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

Ważna zasada dla zamawiającego: wyłączenie jawności w ramach tajemnicy przedsiębiorstwa nie jest skuteczne wobec zamawiającego. Na żądanie zamawiającego, w toku postępowania, wykonawca udostępnia właściwe dane w zakresie okoliczności potwierdzonych certyfikatem bądź wyraża zgodę na ich udostępnienie przez podmiot certyfikujący (art. 31 ust. 6 ustawy o certyfikacji).

CERTYFIKACJA W POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA –

OBOWIĄZKI ZAMAWIAJĄCEGO

1) Prawo złożenia certyfikatu

Zgodnie z art. 124 ust. 2 Pzp (w brzmieniu nadanym przez art. 38 pkt 3 ustawy o certyfikacji): w postępowaniu o udzielenie zamówienia wykonawca zamiast odpowiednich podmiotowych środków dowodowych może złożyć certyfikat potwierdzający udzielenie certyfikacji odpowiednio w zakresie niepodlegania wykluczeniu lub zdolności wykonawcy.

Prawo złożenia certyfikatu wynika bezpośrednio z ustawy – zamawiający nie musi, a nawet nie powinien ani „dopuszczać“, ani w jakikolwiek sposób „zabraniać“ złożenia certyfikatu w dokumentach postępowania. Powinien natomiast opisać w SWZ zasady posługiwania się certyfikatem.

W trybie podstawowym (art. 273 ust. 2 Pzp po nowelizacji) wykonawca wskazuje w oświadczeniu JEDZ / oświadczeniu z art. 125 ust. 1 Pzp, czy będzie posługiwał się certyfikatem. Jeśli tak – podaje wówczas:

a) numer i oznaczenie certyfikatu,
b) nazwę podmiotu certyfikującego, który wydał certyfikat,
c) okres ważności certyfikacji,
d) zakres, w jakim certyfikat ma potwierdzać brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału w postępowaniu.

 

2. Zakaz żądania dodatkowych dokumentów w zakresie certyfikatu

Zamawiający nie może żądać innych podmiotowych środków dowodowych w zakresie, w jakim potwierdzenie braku podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału wynika z certyfikatu (art. 124 ust. 3 Pzp). Dotyczy to zarówno wezwania do złożenia podmiotowych środków dowodowych po ocenie ofert, jak i wezwań uzupełniających.

Wyjątki od tej zasady – Ustawodawca przewidział dwa przypadki, gdy zamawiający MOŻE żądać dokumentów mimo certyfikatu, a są to:

Wyjątek 1: Na podstawie art. 124 ust. 4 Pzp zamawiający może – przed udzieleniem zamówienia – żądać podmiotowych środków dowodowych od wykonawcy, który złożył certyfikat, na potwierdzenie braku podstawy wykluczenia z art. 109 ust. 1 pkt 1 Pzp (zaległości podatkowe i z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne). Jest to uprawnienie fakultatywne zamawiającego, a nie obowiązek. Wynika to ze specyfiki tej przesłanki, której charakter jest szczególnie podatny na zmiany (zaległości mogą powstać w każdym czasie).

Wyjątek 2: Gdy wykonawca zastrzegł część danych certyfikatu jako tajemnicę przedsiębiorstwa, zamawiający ma prawo żądać udostępnienia tych danych bezpośrednio od wykonawcy lub Wykonawca może wyrazić zgodę na ich udostępnienie przez podmiot certyfikujący zamawiającemu (art. 31 ust. 6 ustawy o certyfikacji).

3. Certyfikat częściowy

Certyfikacja może mieć zakres częściowy – potwierdzać tylko wybrane przesłanki wykluczenia lub tylko część warunków udziału. W takim przypadku:

a) certyfikat zastępuje dokumenty wyłącznie w zakresie objętym certyfikacją,
b) pozostały zakres wykonawca musi wykazać w tradycyjny sposób, tj. przez złożenie odpowiednich podmiotowych środków dowodowych.

Przykład praktyczny: Wykonawca posiada certyfikat niepodlegania wykluczeniu tylko w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 1–5 Pzp, a zamawiający zastosował w postępowaniu również podstawy z art. 109 ust. 1 pkt 1 Pzp. Wykonawca musi złożyć certyfikat oraz – odrębnie – zaświadczenie z urzędu skarbowego i ZUS potwierdzające brak zaległości.

4. Weryfikacja certyfikatu przez zamawiającego

Ocena certyfikatu przez zamawiającego wymaga każdorazowego wnikliwego sprawdzenia:

1. zakresu certyfikacji – czy obejmuje wszystkie wymagane w postępowaniu przesłanki i warunki,
2. okresu ważności – czy certyfikat jest ważny w dacie składania podmiotowych środków dowodowych lub w dacie badania oferty,
3. aktualnego statusu certyfikatu w Bazie Danych – czy certyfikat nie jest zawieszony ani nie utracił ważności,
4. zgodności zakresu certyfikatu z warunkami udziału określonymi w SWZ – czy poziomy zdolności potwierdzone certyfikatem odpowiadają wymaganiom zamawiającego.

UWAGA na potencjalne, przyszłe błędy zamawiających w ocenie certyfikatu:

1. przypisanie certyfikatowi skutku szerszego niż wynikający z jego rzeczywistego zakresu,
2. nieżądanie dokumentów dla zakresu nieobjętego certyfikatem,
3. brak weryfikacji aktualnego statusu certyfikatu w Bazie Danych,
4. brak spójności między treścią warunków udziału w SWZ a zakresem certyfikatu,
5. żądanie dokumentów mimo skutecznego certyfikatu lub odwrotnie – rezygnacja z wezwania mimo utraty skuteczności certyfikatu.

 

PROCEDURA WYJAŚNIANIA WĄTPLIWOŚCI – ART. 128a PZP

Nowelizacja Pzp wprowadza art. 128a regulujący procedurę kwestionowania certyfikatu przez zamawiającego. Jest to mechanizm trójstopniowy:

Stopień 1 – wezwanie wykonawcy do wyjaśnień

Zamawiający, który powziął uzasadnione wątpliwości co do treści lub aktualności certyfikatu (co do okoliczności z art. 8 ust. 1 ustawy o certyfikacji), wzywa wykonawcę do złożenia wyjaśnień w terminie nie krótszym niż 5 dni od dnia wezwania (art. 128a ust. 1 Pzp). Wezwanie musi być uzasadnione – nie może być stosowane jako instrument weryfikacji każdego certyfikatu bez podstawy.

Stopień 2 – zawiadomienie podmiotu certyfikującego

Jeżeli wyjaśnienia złożone przez wykonawcę okażą się niewystarczające, zamawiający informuje podmiot certyfikujący o okolicznościach wskazujących, że wykonawca wprowadził go w błąd lub przestał spełniać warunki certyfikacji. Zamawiający przekazuje podmiotowi certyfikującemu treść wyjaśnień wykonawcy (art. 128a ust. 2 Pzp).

W odpowiedzi podmiot certyfikujący przeprowadza czynności sprawdzające niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia przekazania informacji przez zamawiającego. Najpóźniej w następnym dniu roboczym podmiot certyfikujący przekazuje zamawiającemu informację o ważności, zawieszeniu albo utracie ważności certyfikacji (art. 11 ust. 2 ustawy o certyfikacji).

Stopień 3 – wezwanie do złożenia podmiotowych środków dowodowych w razie zawieszenia

W przypadku zawieszenia ważności certyfikacji przez podmiot certyfikujący zamawiający wzywa wykonawcę do złożenia podmiotowych środków dowodowych – w terminie nie krótszym niż 5 dni – w zakresie, w jakim certyfikat miał potwierdzać brak podstaw wykluczenia lub spełnianie warunków udziału (art. 128a ust. 3 Pzp). Stosuje się wówczas odpowiednio art. 128 ust. 2–5 Pzp.

CERTYFIKACJA W POSTĘPOWANIACH ODWOŁAWCZYCH

Ustawa o certyfikacji wprowadza do Pzp nowe przepisy regulujące rolę podmiotu certyfikującego w postępowaniu odwoławczym i skargowym:

1. Art. 521a ust. 1 Pzp: Zamawiający przesyła podmiotowi certyfikującemu kopię odwołania niezwłocznie, nie później niż w terminie 2 dni od dnia jego otrzymania, jeżeli odwołanie zawiera twierdzenia dotyczące domniemania wynikającego z udzielonej certyfikacji.
2. Art. 521a ust. 2 Pzp: Podmiot certyfikujący niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 dni od dnia otrzymania odwołania, doręcza Prezesowi KIO i przesyła do zamawiającego oraz odwołującego swoje stanowisko z uzasadnieniem, zawierające odniesienie się do twierdzeń zawartych w odwołaniu.
3. Art. 568a Pzp: W przypadku prawomocnego obalenia domniemania z certyfikatu w postępowaniu odwoławczym, Prezes KIO przesyła podmiotowi certyfikującemu informację w tym zakresie niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych.
4. Art. 588a Pzp: Analogiczna regulacja dotyczy postępowania skargowego – sąd przekazuje informację podmiotowi certyfikującemu w tym samym terminie.

Praktyczne znaczenie tych regulacji dla zamawiającego: w przypadku odwołania kwestionującego certyfikat zamawiający jest obowiązany zawiadomić podmiot certyfikujący w terminie 2 dni. Niedopełnienie tego obowiązku może naruszać przepisy postępowania. Zamawiający powinien zatem opracować wewnętrzną procedurę postępowania z odwołaniami dotyczącymi certyfikatów.

CERTYFIKACJA W KONSORCJACH I PRZY POWOŁYWANIU SIĘ NA POTENCJAŁ PODMIOTÓW TRZECICH

Relacja certyfikacji do konsorcjów regulowana jest art. 13 ustawy o certyfikacji oraz art. 117 Pzp. Zasady są następujące:

1. Podstawy wykluczenia: Każdy z wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia musi wykazać brak podstaw wykluczenia oddzielnie. Oznacza to, że każdy członek konsorcjum przedkłada własny certyfikat niepodlegania wykluczeniu albo własne tradycyjne dokumenty podmiotowe.

2. Zdolność techniczna lub zawodowa: Jeżeli zgodnie z art. 117 Pzp określony członek konsorcjum wykazuje dane doświadczenie i ma realizować tę część zamówienia, może potwierdzić tę zdolność własnym certyfikatem. Pozostali członkowie konsorcjum, niewykazujący tej zdolności, nie muszą posiadać certyfikatu w tym zakresie.
3. Wspólna certyfikacja zdolności: Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie certyfikacji zdolności (art. 13 ust. 1 ustawy o certyfikacji). W takim przypadku:

a) ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w procedurze certyfikacji,
b) warunkiem jest posiadanie łącznie zdolności do należytego wykonania zamówienia w zakresach wskazanych przez poszczególnych wykonawców.

Certyfikat wspólny może być używany wyłącznie gdy wykonawcy ci wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia (art. 13 ust. 4 ustawy o certyfikacji). Nie może być stosowany przez jednego z nich samodzielnie.

Certyfikacja a tzw. „podmioty trzecie”/ podwykonawcy - jeżeli wykonawca powołuje się na zdolności podmiotu trzeciego w trybie art. 118 Pzp i jest zobowiązany złożyć dokumenty podmiotowe tego podmiotu, może zamiast nich złożyć certyfikat zdolności podmiotu trzeciego – o ile podmiot trzeci dysponuje certyfikatem obejmującym odpowiedni zakres. Zasada ta nie wynika wprost z art. 118 Pzp, lecz z art. 124 ust. 2 Pzp w związku z § 12 ust. 3 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych.

Przykład praktyczny: Zamawiający prowadzi postępowanie na przebudowę drogi powiatowej z wymogiem doświadczenia w budowie/przebudowie drogi o nawierzchni z masy bitumicznej o długości powyżej 500 m. Wykonawca A samodzielnie nie spełnia warunku, lecz powołuje się na zdolność podmiotu trzeciego B, który dysponuje certyfikatem zdolności wydanym przez akredytowaną jednostkę certyfikującą, potwierdzającym doświadczenie w robotach drogowych odpowiadające warunkowi z SWZ. Zamawiający bada, czy zakres certyfikatu podmiotu B pokrywa się z warunkiem i – jeśli tak – uznaje warunek za spełniony bez żądania odrębnych wykazów i referencji podmiotu B.

POZIOMY ZDOLNOŚCI – NOWE OBOWIĄZKI ZAMAWIAJĄCEGO PRZY FORMUŁOWANIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

 

Ustawa o certyfikacji wprowadza do Pzp art. 112 ust. 3 (art. 38 pkt 2 ustawy o certyfikacji) w następującym brzmieniu: „Zamawiający określając warunki udziału w postępowaniu w zakresie, o którym mowa w ust. 2 pkt 4, stosuje poziomy zdolności określone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 4 lub 5 ustawy o certyfikacji, chyba że nie jest to możliwe ze względu na charakter zamówienia albo gdy dla danego przedmiotu zamówienia poziomy zdolności nie zostały określone, co zamawiający wskazał w specyfikacji warunków zamówienia lub innych dokumentach zamówienia.“

 

Wskazania wymaga, że obecnie trwają prace nad Rozporządzeniem Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie poziomów zdolności wykonawcy do wykonania zamówienia na roboty budowlane ( https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12410806  ), które -zgodnie z ww. projektem- określać będzie poziomy zdolności dla robót budowlanych, m.in. w zakresie:

a) Doświadczenia – poziom zdolności dla przykładu oznaczono skrótem: Y-X1-X2-X3-X4-X5

gdzie Y to przedmiot zamówienia (np. DZB – Zaprojektuj i wybuduj – budowa drogi zamiejskiej lub ulicy, DP – przebudowa drogi), a X1–X5 to cechy przedmiotu (klasa drogi, rodzaj nawierzchni, dodatkowy zakres robót, długość odcinka, liczba zadań).

Przykład oznaczenia: Warunek doświadczenia w postaci jednej przebudowy drogi gminnej (zbiorowej) o nawierzchni bitumicznej o długości od 500 m do 1 km z robotami dodatkowymi w zakresie prac dotyczących budowy zjazdów, wyjazdów lub wjazdów zostanie oznaczony:
DP-Z-A-BI-ZW-L1-1

b) Wykształcenia lub kwalifikacji zawodowych – poziom zdolności dla przykładu oznaczono skrótem: (A)-X-Y1-Y2-Y3-Y4

gdzie A-liczba osób, X – zakres czynności (np. KR – kierownik robót, PR - projektant), Y1 – rodzaj uprawnień (np. PRB – projektowanie, KRB – kierowanie), Y2 – specjalność (np. BD – inżynieryjna drogowa, IS – instalacyjna w zakresie sieci wod.-kan.), Y3 – zakres uprawnień (BO – bez ograniczeń, ZO – z ograniczeniami), Y4 – doświadczenie zawodowe (T12 – pełnienie funkcji od 6 miesięcy do 12 miesięcy, 3  – pełnienie funkcji przy realizacji trzech zadań).

Zasady stosowania poziomów zdolności przez zamawiającego:

1. Zamówienia na roboty budowlane – od 12 lipca 2026 r. zamawiający ma obowiązek stosować poziomy zdolności z rozporządzenia, jeśli zostały określone dla danego przedmiotu zamówienia.
2. Zamówienia na dostawy i usługi – przepisy o poziomach zdolności wejdą w życie 12 września 2029 r. Do tego czasu zamawiający określają warunki w zakresie zdolności technicznej lub zawodowej, na dotychczasowych zasadach.
3. Wyjątki: zamawiający nie stosuje poziomów zdolności, jeżeli:

- nie jest to możliwe ze względu na charakter zamówienia, lub
- dla danego przedmiotu zamówienia poziomy zdolności nie zostały określone.

W obu przypadkach zamawiający musi wskazać ten fakt w SWZ lub innych dokumentach zamówienia (art. 112 ust. 3 Pzp, art. 38 pkt 2 ustawy o certyfikacji).

PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE USTAWY O CERTYFIKACJI

Przepisy przejściowe zawarte są w art. 41 ustawy o certyfikacji:

1. Do postępowań o udzielenie zamówienia wszczętych i niezakończonych przed dniem 12 lipca 2026 r. stosuje się przepisy dotychczasowe (art. 41 ust. 1). Nie składa się w tych postępowaniach certyfikatów.
2. W postępowaniach wszczętych po 12 lipca 2026 r., ale przed 12 września 2029 r., nie składa się certyfikatu potwierdzającego certyfikację zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia na dostawy lub usługi w zakresie doświadczenia i kwalifikacji zawodowych (art. 41 ust. 2 w zw. z art. 40 ustawy o certyfikacji). Certyfikat zdolności w tym zakresie dla dostaw i usług – do 2029 r. – nie wywołuje skutków prawnych.

POTENCJALNE KORZYŚCI DLA ZAMAWIAJĄCEGO

Wdrożenie systemu certyfikacji przyniesie zamawiającym następujące korzyści praktyczne:

• Przyspieszenie weryfikacji podmiotowej – zamiast analizować komplety dokumentów, zamawiający weryfikuje jeden dokument elektroniczny w Bazie Danych.
• Ograniczenie ryzyka błędów formalnych – mniejsza liczba dokumentów oznacza mniejsze ryzyko braków i wezwań do uzupełnienia, co skraca czas trwania postępowania.
• Ograniczenie własnej odpowiedzialności – podmiot certyfikujący przejął ciężar weryfikacji podmiotowej i odpowiada za poprawność danych w certyfikacie; zamawiający może polegać na domniemaniu prawnym z certyfikatu.
• Standaryzacja warunków udziału – poziomy zdolności określone w rozporządzeniu ograniczają ryzyko zarzutów dotyczących zawyżania lub zaniżania warunków udziału w postępowaniu.
• Uproszczona ocena konsorcjów i podmiotów trzecich – certyfikaty są przypisane do konkretnych podmiotów, co ułatwia identyfikację, kto i w jakim zakresie spełnia warunki.
• Eliminacja problemu weryfikacji self-cleaningu – certyfikat z elementem self-cleaningu może skutecznie zwolnić zamawiającego od samodzielnej, często złożonej i czasochłonnej, oceny środków naprawczych.
• Bezpieczeństwo prawne – możliwość powołania się w dokumentach zamówienia na obiektywne wymagania certyfikacyjne ogranicza ryzyko odwołań do KIO.

 

Podstawy prawne (aktualne na dzień 6 lipca 2026 r.):

1. Ustawa z dnia 5 sierpnia 2025 r. o certyfikacji wykonawców zamówień publicznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1235)
2. Ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 793)
3. Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 22 maja 2026 r. w sprawie sposobu składania wniosku o certyfikację wykonawców zamówień publicznych i postępowania z tym wnioskiem, szczegółowego sposobu przeprowadzania procedury certyfikacji, sposobu prowadzenia stałego nadzoru nad aktualnością ważności udzielonej certyfikacji i sposobu przeprowadzania jej aktualizacji oraz sposobu ustalania wynagrodzenia podmiotu certyfikującego związanego z certyfikacją (Dz. U. poz. 709)
4. Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. poz. 2415 z późn. zm.)
5. Projekt rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie poziomów zdolności wykonawcy do wykonania zamówienia na roboty budowlane ( https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12410806

 

autor r.pr. Oliwier Grzywaczewski